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Lösung · HR & People
„Welche Lizenzen sind beim Mitarbeiterwechsel zu berücksichtigen?“

Wenn sich ein Mitarbeiter verändert, verändern sich auch seine Softwarekosten.

Contract1 verbindet Rollen und Mitarbeitende mit ihren Subscriptions und macht beim Onboarding, beim Rollenwechsel und beim Austritt sichtbar, was benötigt wird oder frei wird.

Wenn sich ein Mitarbeiter verändert, verändern sich auch seine Softwarekosten.
5
benötigte Anwendungen
171 €
Softwarekosten / Monat
3
Seats bereits frei
29 € Festpreis je UnternehmenKeine ZahlungsrechteDSGVO-konforme VerarbeitungHosting in Frankfurt am MainCOM AND · Software seit 1998
Employee Lifecycle

Vier Stationen. Jedes Mal eine Kostenfrage.

HR denkt nicht in Lizenzen, sondern in Menschen und ihren Übergängen. Contract1 übersetzt diese Übergänge in das, was sie kosten – oder freigeben.

Eintritt
5 benötigte Anwendungen
Contract1 leitet aus der Rolle ab, was gebraucht wird – und prüft, ob freie Seats vorhanden sind.
Rolle
Marketing · 171 €/Monat
Jede Rolle hat ein typisches Software-Profil. Damit werden Personalkosten vollständiger kalkulierbar.
Wechsel
+1 CRM · −1 Design-Tool
Beim Rollenwechsel wird angepasst statt addiert: Was nicht mehr gebraucht wird, wird frei.
Austritt
6 Lizenzen prüfen
Die Austrittscheckliste entsteht automatisch – mit dem Betrag, der je Position frei wird.
LM
Lisa Müller
Marketing · seit 03/2024
Microsoft 36518 € / Monat
Adobe Creative Cloud80 € / Monat
Canva Teams12 € / Monat
HubSpot46 € / Monat
ChatGPT Team15 € / Monat
Softwarekosten171 € / Monat
Team Marketing gesamt: 3.420 € / Monat · 41.040 € im Jahr
Die zweite Personalkostenzeile

Was kostet ein Arbeitsplatz an Software?

Personalkosten werden traditionell als Gehalt, Nebenkosten und Arbeitsplatz gedacht. Die Software, die eine Rolle braucht, taucht dabei selten auf – obwohl sie je nach Bereich mehrere hundert Euro im Monat ausmacht.

Contract1 macht diese Zeile sichtbar: je Person, je Team, je Rolle. Das hilft bei der Kalkulation neuer Stellen genauso wie bei der Frage, was ein Austritt tatsächlich an laufenden Kosten freisetzt.

Der Austritt

Nichts vergessen – ohne Zettelwirtschaft.

Die Austrittscheckliste entsteht aus den tatsächlichen Zuordnungen, nicht aus dem Gedächtnis. Jede Position hat einen Status und einen Verantwortlichen.

Offboarding Lisa M. zum 30.09.
Prüfen
6 Anwendungen sind Lisa M. zugeordnet. Drei Lizenzen können voraussichtlich freigegeben werden, zwei lassen sich an die Nachfolge übertragen, eine läuft über einen Jahresvertrag mit Kündigungsfrist zum 30.11.
118 € / Monat
Checkliste öffnen
Zwei Wochen später
Alle 6 Lizenzen geprüft und entschieden.
3 Seats freigegeben, 2 übertragen, 1 Kündigung terminiert.
Keine offenen Positionen aus diesem Austritt.
Heute nichts zu prüfen. Genau so soll es sein.
Eine Wahrheit, vier Blickwinkel

Contract1 verbindet die Abteilungen.

Derselbe erkannte Vertrag beantwortet in jeder Abteilung eine andere Frage – ohne dass jemand Zahlen abtippen oder Listen abgleichen muss.

Ein Vertrag
Adobe Creative Cloud
erkannt aus einer wiederkehrenden Zahlung
Vier Abteilungen, vier Fragen – ein gemeinsamer Datensatz. Contract1 erzeugt keine getrennten Datenwelten, sondern eine Wahrheit, die jede Rolle aus ihrem Blickwinkel liest.
Was kostet ein Arbeitsplatz an Software?
Rollen-Profil wählen, Anwendungen anpassen – der Rechner zeigt die Kosten je Person und Monat, hochgerechnet auf Team und Jahr. Genau der Betrag, der beim Austritt wieder frei wird.
Mitarbeiterkosten berechnen →
Häufige Fragen

Was HR-Verantwortliche fragen.

Speichert Contract1 Personalakten oder Gehaltsdaten?+
Nein, ausdrücklich nicht. Für die Lizenz- und Kostenzuordnung genügen Name, Team beziehungsweise Rolle sowie Ein- und Austrittsdatum. Gehälter, Beurteilungen, Krankheitstage oder Personalakten gehören nicht in Contract1 und sollen es auch nie.
Ersetzt Contract1 unser HR-System?+
Nein. Contract1 ergänzt die kaufmännische Perspektive auf Softwarekosten je Mitarbeitendem. Ihr HR-System bleibt führend für Stammdaten, Verträge und Personalprozesse; Mitarbeitende kommen per Import oder über die Verzeichnis-Integration hinein.
Wer arbeitet die Offboarding-Aufgaben ab?+
Wen Sie bestimmen – typischerweise IT oder Office-Management. Contract1 verfolgt den Status jeder einzelnen Position, sodass offene Lizenzen sichtbar bleiben, bis sie entschieden sind. Nichts versandet mehr im Zuruf zwischen Tür und Angel.
Funktioniert das auch bei Elternzeit oder längerer Abwesenheit?+
Ja. Ruhende Beschäftigungsverhältnisse lassen sich kennzeichnen, sodass die zugeordneten Lizenzen als temporär verzichtbar erscheinen – ohne dass jemand aus dem System entfernt werden muss.
Sehen Mitarbeitende, was sie kosten?+
Nur wenn Sie das wollen. Standardmäßig sind Kostendaten den berechtigten Rollen vorbehalten. Manche Unternehmen machen Softwarekosten je Team bewusst transparent – auch das ist lediglich eine Rechteeinstellung.

Zuletzt fachlich geprüft: 29.08.2026 · Redaktion Contract1

Beim nächsten Austritt nichts vergessen.

Contract1 verbindet Menschen, Rollen und Lizenzen – und macht aus jedem Wechsel eine abgeschlossene Checkliste statt einer offenen Frage.

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Contract1 Contract1

Contract & Spend Intelligence: Contract1 analysiert laufende Zahlungen, erkennt Verträge und Subscriptions und findet Einsparpotenziale.

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