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Rechner · Lizenz-Waste

Was kosten Lizenzen, die niemandem gehören?

Die Differenz zwischen bezahlten und zugeordneten Seats ist der häufigste stille Kostenblock in gewachsenen Unternehmen – und der am einfachsten zu behebende.

„Wir zahlen 75 Lizenzen. Aber sind wir überhaupt noch 75?“
Ihre Angaben
Bezahlte Lizenzenlaut Rechnung
Zugeordnete LizenzenPersonen mit Zugang
Preis je Lizenz und Monat
€
Die Zahl der zugeordneten Lizenzen finden Sie im Admin-Bereich des jeweiligen Anbieters – meist unter „Benutzer“ oder „Lizenzen“.
Wert nicht zugeordneter Lizenzen
4.524 €
pro Jahr, bei diesem einen Anbieter
377 €
je Monat
13
ohne Person
83 %
Auslastung
Lizenzauslastung
Berechnung abgeschlossen
Woher die Lücke kommt

Vier Wege, wie Lizenzen verwaisen.

Der Austritt ohne Kündigung

Jemand verlässt das Unternehmen, der Zugang wird deaktiviert – aber die Lizenz läuft weiter, weil die Kündigung an anderer Stelle passieren müsste.

Der Wachstumspuffer

In einer Einstellungsphase werden Seats auf Vorrat gekauft. Die Einstellungen verschieben sich, der Puffer bleibt.

Der Rollenwechsel

Beim Wechsel ins andere Team kommen neue Tools dazu – die alten werden selten zurückgegeben, weil niemand danach fragt.

Das Team-Abo ohne Team

Ein Tool wurde für ein Projekt beschafft, das Projekt endete – das Abo läuft mit voller Nutzerzahl weiter.

Der Befund

Was aus 13 Lizenzen im Jahr wird.

13 Lizenzen ohne zugeordnete Person
Opportunity
Bezahlt werden 75 Seats, zugeordnet sind 62. Die Auslastung liegt damit bei 83 Prozent. Bei 29 € je Seat und Monat entspricht die Differenz 377 € monatlich – über zwölf Monate gerechnet ein Betrag, der in keiner Budgetrunde unwidersprochen bliebe.
4.524 € / Jahr
Zuordnung prüfen
Hintergrund

Lizenz-Waste erkennen und beziffern

Kurz beantwortet: Lizenz-Waste ist die Differenz zwischen bezahlten und tatsächlich zugeordneten Lizenzen, multipliziert mit dem Seat-Preis. Eine Auslastung unter 90 Prozent ist in gewachsenen Unternehmen üblich – und fast immer unbeabsichtigt.

Der Befund ist deshalb so verlässlich, weil beide Zahlen belegbar sind: Die bezahlten Seats stehen auf der Rechnung, die zugeordneten im Admin-Bereich des Anbieters. Alles dazwischen ist eine Position, für die Ihr Unternehmen zahlt, ohne dass jemand sie nutzt.

Interessant wird es bei der Hochrechnung über alle Anbieter. Wer fünfzehn Software-Abos betreibt und bei jedem zweiten eine Auslastung von 80 bis 90 Prozent hat, sammelt schnell einen vierstelligen Jahresbetrag an – verteilt auf so viele kleine Positionen, dass keine davon einzeln auffällt.

Ein kleiner Puffer kann durchaus gewollt sein: Wer regelmäßig einstellt, will nicht bei jedem Eintritt eine Bestellung auslösen. Der Unterschied liegt in der Absicht. Ein bewusst gehaltener Puffer von zwei Seats ist Planung; dreizehn ungenutzte Lizenzen sind ein Versehen, das seit Monaten läuft.

Grenzen dieser Rechnung
Zugeordnet heißt nicht automatisch genutzt: Eine Person kann eine Lizenz haben und sie trotzdem seit Monaten nicht öffnen. Nutzungsdaten liefert nur der Anbieter selbst.
Ob Seats kurzfristig reduziert werden können, hängt vom Vertrag ab – bei Jahresverträgen oft erst zum Verlängerungstermin.
Bei nicht personengebundenen Modellen (Concurrent- oder Volumenlizenzen) ist die Rechnung nur eingeschränkt aussagekräftig.
Häufige Fragen

Zum Lizenz-Rechner.

Welche Auslastung ist normal?+
In gepflegten Umgebungen liegt sie bei 95 Prozent und darüber, in gewachsenen zwischen 75 und 90 Prozent. Unter 75 Prozent deutet fast immer auf strukturelle Ursachen hin – etwa ein Offboarding-Prozess, in dem Lizenzen nicht vorkommen, oder eine Beschaffung, die auf Zuruf statt auf Bedarf erfolgt.
Zugeordnet oder tatsächlich genutzt – was zählt?+
Dieser Rechner arbeitet mit zugeordneten Lizenzen, weil diese Zahl bei jedem Anbieter verlässlich abrufbar ist. Nutzungsdaten (wer hat sich in den letzten 30 Tagen eingeloggt?) liefern manche Anbieter zusätzlich – sie decken oft noch einmal deutlich mehr auf, sind aber nicht überall verfügbar.
Wir haben absichtlich Puffer-Lizenzen. Ist das schlecht?+
Nein, wenn es eine Entscheidung ist. Wer monatlich einstellt, spart sich mit zwei bis drei Puffer-Seats echten Aufwand. Problematisch wird es, wenn niemand mehr weiß, dass der Puffer existiert – dann wächst er still weiter. Genau diesen Unterschied macht der Rechner sichtbar.
Wie findet Contract1 diese Lücken automatisch?+
Über zwei Seiten: Die bezahlte Menge leitet Contract1 aus Zahlung und bekanntem Tarifpreis ab, die zugeordnete aus der Mitarbeiterverwaltung sowie den Integrationen zu Microsoft 365 und Google Workspace. Weicht beides voneinander ab, entsteht automatisch eine Opportunity – für jeden Anbieter, dauerhaft, ohne manuelle Zählung.

Zuletzt fachlich geprüft: 29.08.2026 · Redaktion Contract1

Sie haben das gerade für einen Anbieter berechnet.

Contract1 prüft solche Differenzen automatisch über alle Ihre Anbieter hinweg – und meldet sich, sobald eine neue Lücke entsteht.

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